Reducing non-value-added time in virtual meetings : A case study at Lynk & Co

Autor: Arvidson, Rasmus, Genberg, Albin
Jazyk: angličtina
Rok vydání: 2022
Předmět:
Druh dokumentu: Text
Popis: The Covid-19 pandemic resulted in organizations rapidly shifting from physical- to virtual meetings to keep their business going. However, with this came challenges and efficiency problems that organizations were not aware of. This master thesis focuses on identifying and finding potential solutions to reduce non-value-added time in virtual meetings. This was accomplished by studying Lynk & Co, a rapidly growing startup. Data was collected via a company-wide survey. The data was quantitatively analyzed using both univariate, bivariate, and multivariate methods as well as qualitatively analyzed using a thematic analysis approach. The quantitative results showed that 35,2% of the total Hours in meetings per day are hours wasted, this translates to 16% wasted hours per 8 hour work day. Additionally, the quantitative results showed that five independent variables affect the Wasted hours in virtual meetings per day. These were Hours in meetings per day, Key persons not attending the meeting, The meeting could have been replaced with an email, Focusing on the meeting (I.e., not multitasking), and Being active in the discussions during the meeting. The qualitative results showed that the majority of the respondents highlighted either the same or similar problems and solutions regarding the virtual meeting inefficiencies. These were lack of agendas and insufficient meeting follow-ups. This concludes that the major root cause of the wasted time in virtual meetings was found to be inadequate meeting information combined with inadequate information regarding the work responsibilities of the employees. This resulted in two main recommendations for reducing non-value-added time in virtual meetings in a rapidly growing startup. These are (1) developing an internal meeting policy and (2) incorporating more detailed employee information in the virtual meeting communication software.
Covid-19 pandemin har resulterat i att organisationer har varit tvungna att börja använda virtuella möten istället för fysiska möten. Detta har inneburit utmaningar och effektivitetsproblem som inte tidigare varit kända. Det här examensarbetet ämnar att hitta potentiella förbättringar för att reducera icke-effektiv tid i virtuella möten. Detta åstadkoms genom att undersöka Lynk & Co, ett snabbväxande startup. Både kvantitativ- och kvalitativ data samlades in genom en enkät som skickades ut till de anställda på Lynk & Co. Vid den kvantitativa analysen användes både univariata-, bivariata- och multivariata- metoder och vid den kvalitativa analysen användes en tematisk analys. Resultatet av den kvantitativa analysen visade på att 35,2% av totala tiden i möten per dag är slösad tid, vilket representerar 16% slösad tid per 8 timmars arbetsdag. Vidare visade resultatet av den kvantitativa analysen på att det var fem variabler som påverkade slösad tid i virtuella möten per dag. Dessa var mötestimmar per dag, nyckelpersoner dök ej upp till mötet, mötet kunde ha blivit utbytt mot ett mail, fokus under mötet (I.e., inte multitaska), och vara aktiv i diskussionerna under mötet. Resultatet av den kvalitativa analysen visade på att majoriteten av respondenterna var enade i de problem som påverkar tidsslöseri i virtuella möten. Dessa var brist på agendor och att virtuella möten hade otillräckliga uppföljningar. Slutsatsen blev därefter att den huvudsakliga rotorsaken av slösad tid i virtuella möten är brist på mötesinformation kombinerat med en brist av information gällande de anställdas arbetsansvar. Detta resulterade i två rekommendationer för att reducera slösad tid i virtuella möten i ett snabbt växande startup. Dessa är (1) skapa en intern mötespolicy och (2) inkorporera mer detaljerad information gällande de anställdas arbetsansvar i det virtuella mötesprogrammet som används inom organisationen.
Databáze: Networked Digital Library of Theses & Dissertations
Externí odkaz: