| Popis: |
Informaatiotulva on tietoyhteiskunnan haaste, joka aiheuttaa ongelmia niin yksilöille, organisaatioille kuin kansantaloudellekin. Informaatiotulvalle ei ole vielä eri tieteenaloja yhdistävää määritelmää tai viitekehystä. Se määritellään kuitenkin usein sekä informaation määrän ja sen muiden ominaisuuksien että päätöksentekijän prosessointikyvyn ja tehtävään tai prosessiin liittyvien olosuhteiden kautta. Kyse on siten liiallisesta informaatiokuormasta yksilön kykyihin ja tilanteeseen nähden. Tässä työssä tarkasteltiin informaatiotulvan taustatekijöitä, määrää, vaikutuksia sekä ratkaisuja Tampereen yliopiston tietojohtamisen yksikössä. Taustatekijöitä ja ratkaisuja tutkittiin niin tietotyöntekijä-, työtehtävä-, informaatio- kuin tietojärjestelmätasollakin. Työn tutkimusstrategiana käytettiin tapaustutkimusta. Aineisto kerättiin vuoden 2021 lopulla sekä sähköisen kyselyn että puolistrukturoitujen haastatteluiden avulla. Kyselyllä kartoitettiin informaatiotulvan määrää, sen taustatekijöitä, vaikutuksia työhyvinvointiin ja työn tuottavuuteen sekä informaatiotulvan merkitystä ja roolia tietotyössä. Haastatteluissa keskityttiin edellisten lisäksi informaatiotulvan käsittelyyn työyhteisössä sekä ratkaisumahdollisuuksiin informaatiotulvan ehkäisemiseksi. Informaatiotulvan määrän osalta voidaan todeta, että informaatiotulva vaikuttaa kohdeorganisaatiossa tietotyön taustalla, mutta se ei ole tietotyötä merkittävästi määrittävä tekijä. Koska informaatiotulvan määrä ei ole erityisen korkea, myöskään sen vaikutus työhyvinvointiin tai työn tuottavuuteen ei ole merkittävällä tasolla tutkimusaineiston perusteella. Informaatiotulva lisää kuitenkin tulosten mukaan työperäistä stressiä, työn määrää ja ylitöitä sekä heikentää työn hallinnan tunnetta. Tarkasteltaessa informaatiotulvan aiheuttajia tietotyöntekijän ominaisuuksien ja työskentelytapojen osalta keskiöön nousevat ajanhallinnan ja työn organisoinnin haasteet, innottomuus uusia tietojärjestelmiä kohtaan, monisuorittaminen sekä työntekijän tunnollisuus ja arvostettu asema. Työtehtävissä informaatiotulvaa aiheuttavat hanketyö, keskeytykset, tehtävien kompleksisuus, lisääntyneet hallinnolliset tehtävät sekä virtuaalinen ja monialainen yhteistyö. Työtehtävissä käsiteltävässä informaatiossa tulvaa aiheuttavat erilaiset tutkimusperinteet, tiedon kompleksisuus ja runsaus, lukuisat ohjeviestit koulutusten sijaan sekä työn kannalta tarpeettoman tiedon jakaminen. Tietojärjestelmien osalta niiden epäselvät toimintalogiikat, liian monen viestintäkanavan käyttö, järjestelmien antamat automaattiset ilmoitukset sekä sähköposti aiheuttavat eniten informaatiotulvaa. Informaatiotulvan ratkaisuiksi tietotyöntekijän osalta nousevat ajanhallinnan ja työskentelyn suunnitelmallisuus, avun pyytäminen, informaatiotulvan hyväksyminen ja kokemuksen kartuttaminen. Työtehtäviin liittyvä informaatiotulva ratkeaa tulosten mukaan tehtävien aikataulutuksella, lisäämällä henkilökuntaa hallinnollisiin tehtäviin, rajaamalla ratkaistavia ongelmia, jakamalla osaamista ja vastuuta, hyödyntämällä rutiineja sekä priorisoimalla tehtäviä. Informaation osalta haastateltavat kiinnittäisivät huomiota tuotettavien tekstien luettavuuteen ja rakenteeseen, käsitteiden yhteiseen määrittelyyn, ohjeiden selkeyteen, tiedon visualisointiin sekä sen tallennukseen selkeään ja helposti löydettävään muotoon. Tietojärjestelmien aiheuttaman informaatiotulvan haastateltavat ratkaisisivat aktiivisella palautteella, dokumentoinnin ja raportoinnin tarkkuustarpeen tarkastelulla, kollegiaalisella tuella ja koulutuksella, maltillisuudella järjestelmäuudistuksia kohtaan, uudistusten perustelemisella sekä viestintäkäytänteistä sopimalla. Information overflow is a challenge for the information society, causing problems for individuals, organizations, and the national economy. There is not a definition or framework for information overflow that combines different disciplines. However, it is often defined both by the amount of information and its other characteristics and by the decision-maker’s ability to process information and the circumstances associated with the task or process in hand. It is thus an excessive load of information regarding the individual's abilities and current situation. The purpose of this thesis was to study the background factors, amount, effects, and solutions of information overflow in The Information and Knowledge Management Unit at Tampere University. The background factors and the solutions were examined from four different perspectives: knowledge worker, work tasks, information, and information systems. The research strategy in this thesis was case study. The research material was collected at the end of 2021 using both an electronic survey and semi-structured interviews. The survey mapped the amount of information overflow, its causes, effects on well-being at work and productivity, and the importance and role of information overflow in knowledge-intensive work. In addition to the above, the interviews focused on dealing with the information overflow in the work community and the possibilities of solving the causes of information overflow. Regarding the amount of information overflow, it can be stated that information overflow affects in the background of knowledge-intensive work in the case organization, but it is not a significant factor determining knowledge-intensive work. As the amount of information overflow is not particularly high, its impact on well-being at work and productivity is also not at a significant level based on the research material. However, information overflow increases work-related stress, the amount of work and overtime, and weakens the sense of control over work. When looking at the causes of information overflow in terms of the characteristics and working methods of a knowledge worker, the challenges of time management and work organization, lack of enthusiasm towards new information systems, multitasking, and the employee's conscientiousness and valued position come to the fore. Project work, interruptions, complexity of tasks, increased administrative tasks and virtual and multidisciplinary cooperation cause an influx of information in work tasks. The information processed in the work is flooded with different research traditions, complexity and abundance of information, numerous instructional messages instead of training, and sharing information that is not necessary for the job. Regarding information systems, their unclear operating logics, the use of too many communication channels, the automatic notifications provided by the systems and e-mail are the main sources of information overflow. The solutions to the information overflow regarding the knowledge worker are systematic management of time and work, asking for help, accepting information overflow, and gaining experience. According to the interviewees, the flood of information related to work tasks is solved by scheduling tasks, adding staff to administrative tasks, delimiting the problems to be solved, sharing skills and responsibilities, utilizing routines and prioritizing tasks. Regarding information, the interviewees would pay attention to readability and structure of the texts produced, common definition of concepts, clarity of the instructions, visualization of information and saving it in a clear and easy-to-find format. Respondents would address information overflow caused by information systems with active feedback, reviewing the need for accuracy in documentation and reporting, collegial support and training, moderation towards system reforms, justifying reforms, and agreeing on communication practices. |
