Document management and access at UFSM: a study on the use of the ICA-AtoM tool and the document portal

Autor: Sudati, Thays Lopes
Přispěvatelé: Pedrazzi, Fernanda Kieling, Constante, Sônia Elisabete, Rocha, Maria Meriane Vieira da
Jazyk: portugalština
Rok vydání: 2022
Předmět:
Zdroj: Biblioteca Digital de Teses e Dissertações do UFSM
Universidade Federal de Santa Maria (UFSM)
instacron:UFSM
Popis: The main theme of this dissertation is a study on the access and dissemination of digital archival documents available at the Federal University of Santa Maria (UFSM), and its involvement with the principles of Archival Science and the management of public organizations. It is noticed that not everyone who works in the institutional scenario of higher education is prepared for the frequent technological advances in the area, and the importance of making documents available in digital media in the public and private spheres is blatant. Therefore, the research is based on the analysis of the applicability and use of the ICA-AtoM tool (acronym for International Council on Archives – Access to Memory), open source software, whose creation was supported by the International Council on Archives (CIA), was funded by UNESCO and three other archival institutions: Archival School of Holland, Archives of France and National Archives of the United Arab Emirates. It is currently applied in Brazil in accordance with the guidelines of the National Council of Archives (CONARQ), the National Archives System (SINAR) and the Law on Access to Information (LAI). In conjunction with the analysis of the ICA-AtoM, the UFSM Documents Portal is also analyzed, which is a new software that has been used by the Institution and already holds several archival documents disseminated, such as the normative acts and processes generated in the Institution. The research is classified as a case study, predominantly as quali-quantitative, of an exploratory nature, classified as bibliographic and continued with the application of interviews in a focus group format. The general objective of the research was to develop a basic guide for the university community in accessible language and to promote a more assertive use of UFSM documents via the web and aware of their potential. With this, it was expected from the study that the document prepared aimed to contribute to the university community in relation to more efficient searches of UFSM digital documents. As a result of the research, the data obtained indicate that the UFSM Documents Portal is seen as a promising support for the dissemination of University documents in relation to the use of the ICA-AtoM, with this, the document prepared has the pros and cons of the two softwares, making it clear to the user that the software that has the most published information is the Documents Portal. A presente dissertação tem como temática principal um estudo sobre o acesso e difusão de documentos arquivísticos digitais disponibilizados na Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), e seu envolvimento com os princípios da Arquivologia e da gestão de organizações públicas. Percebe-se que nem todos que atuam no cenário institucional de ensino superior estão preparados para os avanços tecnológicos frequentes na área, e é flagrante a importância da disponibilização de documentos em meio digital nas esferas públicas e privadas. Para tanto, a pesquisa baseia-se na análise da aplicabilidade e uso da ferramenta ICA-AtoM (acrônimo de International Council on Archives – Access to Memory), software de código aberto, que teve sua criação apoiada pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA), foi financiado pela UNESCO e outras três instituições de arquivo: Escola de Arquivo da Holanda, Arquivos da França e Arquivo Nacional dos Emirados Árabes Unidos. Ele é hoje aplicado no Brasil em conformidade com as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) e a Lei de Acesso à Informação (LAI). Em conjunto com a análise do ICA-AtoM, também se analisa o Portal de Documentos da UFSM, o qual se trata de um novo software que vem sendo utilizado pela Instituição e já detém de vários documentos arquivísticos difundidos, como por exemplo, os atos normativos e processos gerados na Instituição. A pesquisa classifica-se como estudo de caso, predominantemente, como quali-quantitativa, de cunho exploratório, classificada como bibliográfica e continuada com aplicação de entrevistas em formato de grupo focal. O objetivo geral da pesquisa foi elaborar um guia básico norteador para a comunidade universitária em linguagem acessível e que promova um uso de documentos da UFSM via web mais assertivo e consciente de suas potencialidades. Com isso, se esperou do estudo, que o documento elaborado visou a contribuir com a comunidade universitária em relação a buscas mais eficientes de documentos digitais da UFSM. Como resultados da pesquisa, os dados obtidos indicam que o Portal de Documentos da UFSM é visto como um suporte promissor para a difusão dos documentos da Universidade em relação ao uso do ICAAtoM, com isso, o documento elaborado conta com os prós e contras dos dois softwares, transparecendo ao usuário que o software que detém de maiores informações publicadas é o Portal de Documentos.
Databáze: OpenAIRE
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