The digital functional settlement: elaboration of an instrument for standardizing procedures for the Dean of Graduate of People Management of UFSM

Autor: Bortoluzzi, Rosana
Přispěvatelé: Cordenonsi, Andre Zanki, Pedrazzi, Fernanda Kieling, Costa, Eliandro dos Santos
Jazyk: portugalština
Rok vydání: 2020
Předmět:
Zdroj: Biblioteca Digital de Teses e Dissertações do UFSM
Universidade Federal de Santa Maria (UFSM)
instacron:UFSM
Popis: This research contributes in order that the documentary records of the functional trajectory of each federal public worker are accessible in a standardized way to users of the Digital Functional Settlement (AFD) and preserved as a source for research, for guaranteeing rights and as part of institutional memory through work relationships. It also contributes to enrich the literature, by serving as a basis for other studies on AFD. The research aimed to create an instrument for the standardization of procedures for the execution of digitization and registration of documents of the management processes that compose the AFD for the Unified Legal Regime (RJU) within the scope of the Dean of Graduate of People Management (PROGEP) of the Federal University de Santa Maria (UFSM), delimiting to the files from the physical functional folders and contained in version 14 of the Table of Functional Documents (TDF). Concerning the methodology, it is an applied research with a qualitative approach and as the technical procedures it is a case study. Data collection occurred through direct observation, documentary and bibliographic research, as well as interviews with PROGEP/ UFSM workers. The results of the trajectory records of the implementation of AFD at the Institution show that UFSM has been engaged with AFD since its creation in 2011 and since then it has been working to comply with regulations and qualify services towards AFD. Furthermore, we have noticed the relevance of observing the recommendations of the National Archives and the Ministry of Economy (ME) in the digitization and operationalization of the equipment, as well as the definition of the step for digital capture in order to contextualize the AFD in the documents flow. The need to standardize metadata records for inclusion of documents in the system was verified as a way to improve document management and facilitate the work of people management. As a final product, the AFD Manual for PROGEP/UFSM management processes was created, which, after being validated through SCALE Model (Support, Credibility, Accuracy, Legitimacy, Structure), demonstrated to guide PROGEP servers in the execution of digitization activities, metadata registration and inclusion of documents in SIGEPE-AFD in a standardized manner and in line with the ME norms and archival legislation, thus achieving the research objectives. We conclude that technology is constantly revolutionizing the way of transmitting information and documents, and AFD is inserted in this context as a tool that facilitates people management in Brazil through agility in accessing documents, justifying the need for standardization procedures towards it. Esta pesquisa contribui para que os registros documentais da trajetória funcional de cada servidor público federal estejam acessíveis de forma padronizada aos usuários do Assentamento Funcional Digital (AFD) e preservados como fonte para a pesquisa, para a garantia de direitos e como parte da memória institucional por meio das relações de trabalho. Também colabora por enriquecer a literatura, servindo de base para outros estudos sobre o AFD. A pesquisa objetivou elaborar um instrumento de padronização de procedimentos para execução das atividades de digitalização e registro de documentos dos processos administrativos que compõem o AFD para o Regime Jurídico Único (RJU) no âmbito da Pró- Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEP) da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), delimitando-se aos arquivados junto às pastas funcionais físicas e contidos na versão 14 da Tabela de Documentos Funcionais (TDF). Quanto à metodologia, classifica-se como uma pesquisa aplicada de abordagem qualitativa e quanto aos procedimentos técnicos, trata-se de um estudo de caso. A coleta de dados ocorreu através da observação direta, da pesquisa documental e bibliográfica, e de entrevistas com funcionários da PROGEP/UFSM. Os resultados do registro da trajetória de implantação do AFD na Instituição demonstram que a UFSM está engajada com o AFD desde a criação do mesmo em 2011 e que, desde então, tem trabalhado no atendimento às normativas e na qualificação dos serviços voltados ao AFD. Além disso, percebeu-se a relevância de observar as recomendações do Arquivo Nacional e Ministério da Economia (ME) na digitalização e operacionalização dos equipamentos, assim como da definição da etapa para a captura digital, a fim de contextualizar o AFD no fluxo dos documentos. Foi verificada a necessidade de padronizar o registro dos metadados para inclusão de documentos no sistema como forma de aprimorar a gestão de documentos e facilitar o trabalho de gestão de pessoas. Como produto final foi elaborado o Manual do AFD para processos administrativos da PROGEP/UFSM, que após validado por meio do Modelo SCALE (Suporte Credibilidade Acurácia Legitimidade Estrutura), demonstrou orientar os servidores da PROGEP na execução das atividades de digitalização, registro de metadados e inclusão de documentos no SIGEPE-AFD de forma padronizada e em consonância com as normativas do ME e a legislação arquivística, atingindo assim, os objetivos da pesquisa. Conclui-se que a tecnologia vem revolucionando constantemente o modo de transmissão das informações e documentos e que o AFD insere-se neste contexto como uma ferramenta facilitadora da gestão de pessoas no País por meio da agilidade no acesso aos documentos, justificando a necessidade de padronização dos procedimentos a ele direcionados.
Databáze: OpenAIRE
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