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O controlo de gestão tem tido, cada vez mais, um papel crucial para o sucesso das organizações governamentais, assim como para o equilíbrio financeiro do Estado, pela sua eficácia e eficiência. Sabendo que os gestores são responsáveis pela qualidade, pelo controlo de custos dos recursos utilizados, e pela garantia de que as operações conseguem ser executadas segundo os requisitos legais, os mesmos detêm a necessidade de obter antecipadamente todas as informações de forma detalhada e organizada. Esta investigação tem o propósito de perceber o impacto que o sistema de controlo de gestão e a contabilidade analítica/de gestão tem no IRN e nas entidades públicas. Para responder às seguintes questões de investigação, efetuou-se a recolha de dados para obtenção de evidências, de forma a contribuir cientificamente para o desenvolvimento de um estudo de caso aplicado às entidades da Administração Pública : i) O controlo de gestão é um sistema eficaz na gestão de organismos públicos?; ii) Quais os fatores de sucesso para que o controlo de gestão e a contabilidade de gestão possam ser eficazes nos organismos públicos?; iii) Como é que o controlo de gestão e a contabilidade de gestão são percecionados no IRN, I.P?. Para a realização desta dissertação, foi adotada uma metodologia qualitativa, e elaborado um estudo de caso com base nas etapas descritas por Yin (2018). As técnicas de recolha de dados passaram análise de documentos internos e externos (e publicados pelo instituto), observação participante, e realização de entrevistas (algumas gravadas e transcritas) a interlocutores do Instituto dos Registos e do Notariado (IRN), organismo público que se encontra integrado no Ministério da Justiça Português. Os resultados encontrados demonstraram que os sistemas de controlo de gestão e de contabilidade de gestão são ferramentas importantes para alimentar e melhorar o desempenho dos organismos públicos. No entanto, apesar destes sistemas estarem implementados parcialmente, não se verifica uma eficácia completa devido à existência de uma lacuna relativa à dissociação/barreira observada entre os produtores e os utilizadores de informação, não se encontrando descentralizado o processo de gestão de Assim, menciona-se que neste estudo de caso foram apresentados contributos a nível prático e científico, que permitiram demonstrar quais os fatores de sucesso necessários ao desenvolvimento de um sistema de controlo de gestão eficaz nos organismos públicos, através da realização de uma abordagem a um tema que não é muito utilizado na literatura. Management control has increasingly played a crucial role for the success of governmental organizations, as well as for the financial balance of the State, due to its effectiveness and efficiency. Knowing that managers are responsible for quality, for controlling the costs of the resources used, and for ensuring that operations can be carried out in accordance with legal requirements, they have the need to obtain all information in advance in a detailed and organized manner. This investigation aims to understand the impact that the management control system and analytical/management accounting have on IRN and on public entities. To answer the following research questions, data collection was carried out to obtain evidence, to contribute scientifically to the development of a case study applied to Public Administration entities: i) Is management control an effective system in the management of public institutes?; ii) What are the success factors so that management control and management accounting be effective in public entities?; iii) How are management control and management accounting perceived in the IRN, I.P.? To develop this dissertation, a qualitative methodology was adopted, and a case study was prepared based on the steps described by Yin (2018). The data collection techniques involved the analysis of internal and external documents (and published by the institute), participant observation, and interviews (some recorded and transcribed) with the interlocutors from the “Instituto dos Registos e do Notariado” (IRN), a public institute that is integrated in the Portuguese Ministry of Justice. The results found showed that the management control and management accounting systems are important tools to feed and improve the performance of public entities. However, despite these systems being partially implemented, they are not fully effective due to the existence of a gap related to the dissociation / barrier observed between producers and users of information, not finding decentralized the information management process for decision-making, and not allowing the active involvement of operational managers. On the other hand, it is proved that there are success factors that are important for these systems to be developed in public administration entities in an effective way, namely: the existence of a reward/incentive system, a strategic alignment, the decentralization of decisions, the responsibility of managers to know the strategic and operational objectives (present in QUAR), communication, automated processes, and planning. Thus, it is mentioned that in this case study contributions were presented at a practical and scientific level, which made it possible to demonstrate the successful factors necessary for the development of an effective management control system in public institutes, through an approach to a topic that is not widely used in the literature |
