Unità pubblica dei vigili del fuoco di Pisino – Sistemazione dell’archivio e redazione della documentazione necessaria: esempio dalla prassi

Autor: Andrea Runko Babić
Rok vydání: 2020
Předmět:
Zdroj: Vjesnik istarskog arhiva
Volume 27
Issue (2020)
ISSN: 1849-1472
0353-7153
DOI: 10.31726/via.27.5
Popis: Javnu su vatrogasnu postrojbu Pazin Sporazumom o osnivanju javne vatrogasne postrojbe Pazin (Službene novine Grada Pazina, br. 1/00. i 16/02.) osnovali 1. ožujka 2000. Grad Pazin i općine: Cerovlje, Lupoglav, Motovun, Tinjan, Karojba i Sv. Petar u Šumi, kao javnu ustanovu, temeljem Zakona o vatrogastvu (NN, 106/99.) i Zakona o ustanovama (NN, 76/93. i 29/97.), kao sljednicu dviju vatrogasnih postrojbi, Vatrogasnoga voda Pazin i Vatrogasne postrojbe Pazin. S obzirom na to da su sve one djelovale od 1970. godine, Javna je vatrogasna postrojba Pazin, Ugovorom od 10. travnja 2018. s Državnim arhivom u Pazinu, krenula u sređivanje svoje pismohrane. Stručnom je obradom gradiva ustanovljeno da su stvaratelji od 1970. do 2017. godine ostavili 21,10 d/m gradiva, od kojeg trajnoga ima 4,71 d/m (tehnički je opremljeno u arhivske kutije), gradiva pak s rokovima čuvanja ima 8,037 d/m (ostavljeno je u registratorima), a 8,353 d/m gradiva predloženo je za izlučivanje. Nakon što je Javna vatrogasna postrojba Pazin podnijela »Prijedlog za izlučivanje gradiva« s Popisom gradiva predloženim za izlučivanje, Državni arhiv u Pazinu donio je rješenje kojim joj se odobrava izlučivanje i uništavanje dokumentarnoga gradiva, što je ona na propisan način i učinila. Postupak izlučivanja gradiva omogućuje uništavanje nepotrebnih spisa, što rasterećuje pismohrane od gomilanja gradiva i najvećega problema s kojim se susreću sve pismohrane – nedostatka spremišnoga prostora.
The Pazin Public Fire Brigade was established on 1 March 1 2000 following the “Agreement on the Establishment of the Pazin Public Fire Brigade” (Official Gazette of the Town of Pazin, Nos. 1/00 and 16/02) by the Town of Pazin and the Municipalities of Cerovlje, Lupoglav, Motovun, Tinjan, Karojba and Sv. Petar u Šumi as a public institution, pursuant to the Fire Act (OG No. 106/99) and the Institutions Act (OG Nos. 76/93 and 29/97). The Pazin Public Fire Brigade was established as the successor of two fire brigades, the Pazin Fire Squad and the Pazin Fire Brigade. Since they had both been operating since 1970, the Pazin Public Fire Brigade started arranging its records office in cooperation with the State Archives in Pazin pursuant to the “Contract” dated 10 April 2018. Following a professional processing of the archives, it was established that, between the years 1970 and 2017, the creators left 21.10 linear meters of records, of which 4.71 linear meters permanent records (technically equipped in archive boxes), while there are 8.037 linear meters of material with retention periods (left in the binders) and 8.353 linear meters of material was proposed for weeding. After the Pazin Public Fire Brigade submitted their “Proposal for the weeding of archives” with the “List of records proposed for weeding”, the State Archives in Pazin issued a decision approving the weeding and destruction of current records, which was done by the Pazin Public Fire Brigade in the prescribed manner. The process of weeding of records enables the disposal of unnecessary files, which relieves the record office from the accumulation of material and the biggest problem that all records offices face - the lack of storage space.
L’unità pubblica dei vigili del fuoco di Pisino, quale ente pubblico, fu fondata il 1˚ marzo del 2000 con l’„ Accordo sulla fondazione dell’unità pubblica dei vigili del fuoco di Pisino“(Gazzetta ufficiale della Città di Pisino,n.1/00 e 16/02) da parte della Città di Pisino e dei comuni: Cerreto, Lupogliano, Montona, Antignana, Caroiba e San Pietro in Selve, ai sensi della Legge sui servizi antincendi (GP,106/99) e della Legge sugli enti (GP,76/93 e 29/97), come successore di due unità dei vigili del fuoco, la Squadra antincendio di Pisino e l’Unità dei vigili del fuoco di Pisino. Dato che tutte operarono dal 1970, l’Unità pubblica dei vigili del fuoco di Pisino tramite il „Contratto“ del 10 aprile del 2018 stipulato con l’Archivio di Stato di Pisino iniziò a sistemare i propri archivi. Con l’elaborazione tecnica del materiale fu stabilito che i soggetti produttori dal 1970 al 2017 lasciarono 21,10 m.l. di materiale, di cui permanente 4,71 m.l. (tecnicamente depositato in scatole d’archivio), e il materiale con scadenza di conservazione 8,037 m.l.(lasciato nei classificatori),mentre 8,353 m.l.del materiale fu proposto per lo scarto. In seguito alla presentazione della „Proposta per lo scarto del materiale“ da parte dell’Unità pubblica dei vigili del fuoco di Pisino insieme all’“Elenco del materiale proposto per lo scarto“, l’Archivio di Stato di Pisino emana la decisione con cui viene approvato lo scarto e la distruzione del materiale documentario che in seguito vengono eseguiti nel modo prescritto da parte dell’Unità. La procedura dello scarto del materiale permette di liberarsi da documenti inutili per ridurre l’accumulo del materiale e per risolvere il maggior problema a cui vanno incontro tutti gli archivi-la mancanza dello spazio per la conservazione.
Databáze: OpenAIRE
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