| Popis: |
Sverige har som mål att bli bäst i världen på att nyttja digitaliseringens möjligheter för att skapa effektiv verksamhet i offentlig sektor och en enklare vardag för privatpersoner och företag. År 2017 spenderades 59 miljarder svenska kronor på att digitalisera Sverige med hjälp av externa aktörer. Trots miljardsatsningen är Sveriges utvecklingstakt långsam i jämförelse med flera andra länder i Europa. Svenska myndigheten Riksrevisionen har dessutom identifierat att IT-projekt ofta drar över budget och konstaterar att offentliga verksamheter måste effektivisera sin IT-verksamhet. IT-projekt, inte bara i offentlig sektor, har visat en trend på att dra över budget eller tid och i ett försök att möta denna problematik har den agila filosofin och olika agila projektmodeller vuxit fram. Det agila projektförfarandet har överlag haft en positiv påverkan på IT-projekt och har anammats i en högre utsträckning i den privata sektorn än den offentliga sektorn. Då det läggs flera miljarder på upphandlingar av IT har vi sett det som viktigt att samverkan med extern part fungerar bra och att projekten effektiviseras. Eftersom den agila projektmodellen visat sig ha en positiv påverkan på IT-projekt har denna studie därför undersökt vilka förutsättningar som finns för att driva IT-projekt agilt mot offentlig sektor. Upphandlingsprocessen och hur den påverkar möjligheten att tillämpa en agil projektmodell har fått särskilt mycket uppmärksamhet i vår studie då lagen om offentlig upphandling (SFS 2016:1145) innebär att den kravspecifikation som skrivs av den upphandlande parten blir svårföränderlig. I vår fallstudie har vi undersökt ett implementationsprojekt i en offentlig verksamhet som drivits med en agil ansats av en extern leverantör i privat sektor. Genom att intervjua respondenter på leverantören, som var involverade i projektet, har vi tillämpat ett leverantörsperspektiv i vår undersökning för att kartlägga upplevda utmaningar i projekt mot offentlig verksamhet. Utifrån empirin har vi kommit fram till att upphandlingsförfarandet lett till att det uppstått (1) utmaningar vid ändring kravspecifikation och att bevisa uppfyllelse av krav, (2) kommunikationssvårigheter mellan Kunden och Leverantören gällande krav och (3) upplevd bristande förståelse för kraven av kunden. Vissa organisatoriska karaktärsdrag för offentlig verksamhet har också identifierats som bidragande till kommunikationssvårigheter mellan Kunden och Leverantören gällande krav. Den agila filosofin förespråkar ett nära samarbete med intressenter och förutsätter förändringar av kravspecifikationen genomgående i projektet. Slutsatsen är således att upphandlingsprocessen, i det studerade projektet, har påverkat möjligheterna för att driva IT-projekt agilt. Sweden has the goal of becoming best in the world of utilizing the possibilities created by digitalization to create an effective public sector and an easier everyday life for individuals and companies. During 2017, Sweden spent roughly 59 billion Swedish crowns on digitalization with help of external actors. Although these billions of Swedish crowns are spent, the country’s development pace is slower than other European countries. The Swedish authority Riksrevisionen has conducted an audit where they have identified that IT-projects often runs over budget and states that the public sector must streamline its use and procurement of IT. IT-projects have shown a trend of budget overruns and not meeting deadlines, not only in the public sector. In an attempt to turn the trend, the agile philosophy and different agile project models was formed. The agile approach has overall had a positive effect on IT-project and has been embraced in the private sector to a larger degree than the public sector. We see cooperation between external supplier and the actor procuring information systems as well as the streamlining of IT-projects as a critical aspect of the Swedish digitalization. Since the agile approach has shown positive effects of IT-projects, this study has aimed to examine what prerequisites are present in the public sector for running projects in accordance of the agile philosophy. The procurement process and how it affects these prerequisites has received a lot of focus since the procurement law (SFS: 2016:1145) in Sweden implicates that the requirement specification, created by the contracting actor, is difficult to change. In our case study, we have examined an implementation project in the public sector, led by an information system supplier in the private sector. We gathered qualitative data by interviewing employees of the supplier, involved in the project, effectively applying a supplier perspective to map perceived challenges in delivering information systems to the public sector. From the qualitative data we concluded that the procurement process has led to (1) difficulties with changing the requirement specification and proving fulfilment of requirements, (2) communication challenges between the customer and the supplier regarding requirements and (3) experienced lack of comprehension of requirements by the customer. Some organizational characteristics for the public sector have also been identified as a possible cause of communication challenges. The agile philosophy advocates close collaboration with stakeholders and expects changes to the requirement specification throughout the project. The conclusion is thus that the procurement process, in the studied project, has affected the prerequisites to run a project with an agile approach in a negative way. |
