| Popis: |
Syftet med detta examensarbete var att, med hjälp av kunskap och färdigheter som förvärvats under utbildningens gång samt nyförvärvad kunskap, utveckla och förbättra två tidigare identifierade förbättringsområden hos LKAB. För att säkerställa att syftet uppfylldes användes frågeställningar gällande hur organisationens erfarenhetsåterföring skulle kunna förbättras samt hur deras kommunikation till medarbetare som påverkats, eller kommer att påverkas, av förändringar till följd av projekt kan förbättras. När arbetet påbörjades saknades ett strukturerat arbetssätt för erfarenhetsåterföring i organisationen samt riktlinjer för hur kommunikationen till medarbetare berörda av förändringar skulle gå till. Detta ledde till att båda delarna var bristfälliga och hade stor förbättringspotential. Litteraturstudier utfördes med hjälp av redan erhållen kurslitteratur, bibliotek och databassökningar. För insamling av data användes semistrukturerade intervjuer med sex stycken subjektivt utvalda medarbetare inom organisationen. Insamlad data kartlades och kategoriserade sedan med hjälp av en matris. Resultatet visade att majoriteten av medarbetarna såg flera brister inom de två valda områdena och önskade förbättring. Den lilla erfarenhetsåterföring som var styrd, i form av slutrapporter, var mycket mager och sällan hjälpsam för andra samt mycket svår att hitta då det inte gick att söka efter slutrapporter med nyckelord. Medarbetarna hade många förslag på förbättringar, däribland en sökfunktion, mer struktur och speciella träffar endast för erfarenhetsåterföring. Gällande kommunikationen vid förändringar framkom att den varierar och medarbetarna veterligen fanns ingen kommunikationspolicy eller andra riktlinjer att följa vid denna typ av kommunikation. Samtliga medarbetare föredrog muntlig kommunikation vid förändringar som skulle komma att påverka deras dagliga arbete men vittnade om att det ofta kom information via intranätet Arena eller mail. Slutsatserna som drogs från detta var att, för att kunna förbättra dessa två områden behövdes strukturella förbättringar, ökad förankring hos medarbetarna och förståelse för de vinster som är möjliga att göra i och med att de införs. För att förbättra erfarenhetsåterföringen vid projektarbete måste slutrapporterna bli sökbara, erfarenhetsåterföringen måste ske löpande underprojektarbetet, slutrapporter måste överföras vid byte av arkiveringsstruktur, erfarenhetsåterföringens innehåll bör specificeras och innehålla såväl hårda som mjuka delar samt att värdet och nyttan av erfarenhetsåterföring måste förankras hos såväl medarbetare som ledning i organisationen och ses som en naturlig del av projektets leverans. För att förbättra kommunikationen vid förändringar uppkomna till följd av projekt måste en kommunikationspolicy upprättas och förankras hos medarbetarna, kommunikationsplanen i projekt skall grundas på en ordentlig intressentanalys, kommunikationen bör vara muntlig förökad förståelse hos mottagaren samt att kunskap om hur kommunikation blir ett kraftfullt verktyg måste erhållas. The purpose of this degree project was to develop and improve two earlier identified areas within LKAB in which there was potential for improvement. Thiswas done by the use of earlier acquired and newly obtained knowledge. To ensure that the purpose of this degree project was fulfilled two questions was designed: “How can the organization’s knowledge management improve?” and “How can the organization’s communication to employees affected by changes resulting from projects improve”. When the degree project was initiated there was no structured way of work for knowledge management nor was there any guidelines concerning how this type of communication was to be executed. Literature studies were accomplished by the use of already obtained course literature, libraries and databases. Data was collected through semi-structured interviews with six subjectively selected employees within the organization. The collected data was mapped out and categorized with the use of a template. The results showed thatthe majority of the employees saw multiple flaws within the identified areas and wished for improvement. The tiny part of the knowledge management that was structured was the one within the final project reports. The shared knowledge within the project reports was very thin and not always helpful for others as well as hard to find due to the reports not being searchable by the use of key words. The employees had many suggestions regarding how the knowledge managementcould improve. These included adding a search function, more structure andspecial gatherings for sharing knowledge only. Regarding the communication surrounding changes resulting from projects it was said that it varies and as far asthe employees knew there was no policy or guidelines to follow. All employees preferred verbal communication when being informed about changes that would affect their daily work but also shared that information often came to them through their intranet Arena or e-mail. The conclusions drawn from this was that structural improvements was needed in both areas, improvements must be established amongst the employees and a better understanding for the profits made possibleby the implementation of these improvements must be acquired. To improve the knowledge management the final project reports must be searchable, knowledge must be documented continuously throughout the project, project reports must be transferred in the event of a change of archive structure, the contents mustspecified and include both hard and soft topics and lastly the avail of knowledge management must be established amongst the management as well as theemployees and seen as a natural part of the project delivery. To improve the communication to employees affected by changes resulting from projects a communication policy must be established, the communication plan within projects must be based on a thorough stakeholder analysis, the communication should be verbal and a deeper understanding regarding how communication becomes a powerful tool must be obtained. |
